Podnikatelské finance dokážou být nevyzpytatelné. Příjmy a výdaje se často časově nepotkají, do toho nějaký ten klient nezaplatí včas, musíte zaplatit daně nebo nečekané investice. Jak se na podobné situace připravit, aby vás zbytečně nezaskočily?
Zakázka vydělává, ale peníze z ní přijdou až za dva měsíce
Velká objednávka působí na první pohled jako dobrá zpráva. Jenže čím větší zakázku získáte, tím víc peněz často potřebujete ještě předtím, než zákazník cokoli zaplatí. Nakoupíte materiál, zaplatíte dopravu, zaměstnance nebo externisty. Fakturu vystavíte po dokončení práce a klient pak využije třeba třicetidenní či šedesátidenní splatnost.
Firma tedy může mít plný kalendář zakázek, ale na účtu současně méně peněz než v klidnějším období. Právě u větších projektů se proto vyplatí ještě před potvrzením objednávky spočítat takzvané finanční maximum zakázky. Tedy kolik vlastních peněz do ní budete muset vložit dřív, než přijde první platba.
Pomoci může například rozdělení plateb:
- část ceny jako záloha při objednávce,
- další část po dodání materiálu nebo dokončení určité etapy,
- doplatek po předání zakázky.
U stálých odběratelů nemusí záloha vždy projít, ale stojí za to o ní alespoň jednat. Rozdíl mezi fakturací celé částky na konci a průběžným placením může být pro provoz firmy značný.
Největší výdaj nemusí být ten nejdražší
Podnikatelé často sledují hlavně velké náklady, jako je nový stroj, automobil, rekonstrukce provozovny nebo software. Ve výsledku ale mohou finance mnohem víc zatížit desítky menších plateb, které se sejdou ve stejnou dobu.
Typický měsíc může přinést obnovu několika licencí, servis zařízení, pojistku auta, vyšší zálohu za energie a zároveň termín platby DPH. Jednotlivě nejde o nic mimořádného. Součet už ovšem může překvapit.
Zkuste proto rozdělit náklady nejen podle účelu, ale také podle toho, jak často se vracejí. Vedle měsíčních výdajů si vytvořte seznam plateb, které se realizují:
- jednou za čtvrtletí,
- jednou nebo dvakrát ročně,
- nepravidelně, ale víte, že se jim nevyhnete.
Takový přehled odhalí měsíce, které bývají finančně náročnější. Někdy se pak vyplatí plánovaný nákup o pár týdnů posunout, místo abyste několik velkých plateb zbytečně soustředili do jednoho období.
Jeden velký zákazník může být výhoda i slabé místo
Stálý odběratel, který posílá každý měsíc vysoké objednávky, přináší příjemnou jistotu. Jenže právě tady může vzniknout problém, který si podnikatel dlouho nepřipouští. Pokud například 40 % obratu tvoří jediný klient, jeho odchod nebo omezení objednávek okamžitě zasáhne celou firmu.
Nemusí přitom dojít k úplnému ukončení spolupráce. Stačí, když zákazník změní platební podmínky, omezí jednu produktovou řadu nebo začne část služeb nakupovat jinde.
Jednou za čas si proto zkuste spočítat, jak velkou část příjmů tvoří tři největší zákazníci. Potom si položte jednoduchou otázku: co bychom udělali, kdyby největší z nich příští měsíc snížil objednávky na polovinu?
Taková kontrola vám ukáže, kdy má smysl hledat nové zákazníky dřív, než je budete skutečně potřebovat.
Růst firmy spotřebuje peníze dřív, než je začne vydělávat
Více zakázek automaticky neznamená více volných peněz. Rychlý růst může mít přesně opačný efekt. Potřebujete větší sklad, dalšího člověka, výkonnější techniku nebo vyšší zásoby. Náklady rostou okamžitě, vyšší výnos se ale projeví až později.
Právě tady se vyplatí oddělit otázku „vyplatí se nám to?“ od otázky „dokážeme to teď zaplatit?“. Investice může dávat ekonomický smysl a současně být pro aktuální stav účtu příliš velká.
Pokud například nový stroj umožní přijmout o třetinu více zakázek, můžete si před nákupem spočítat tři údaje: kolik firma zaplatí na začátku, za jak dlouho se zvýší fakturace a kdy reálně dorazí peníze od klientů. Mezi těmito okamžiky mohou ležet i celé měsíce.
Pokud nechcete investici hradit pouze z provozních peněz, jednou z možností financování může být také úvěr pro podnikatele. Smysl dává posuzovat jeho splátku společně s očekávanými příjmy z investice, ne odděleně od zbytku firemního rozpočtu.
Když podnikání závisí na člověku, kterého nelze nahradit
U menších firem někdy stojí velká část provozu na jednom člověku. Může to být majitel, technik, obchodník nebo zaměstnanec se specifickou odborností. Když na několik týdnů vypadne, problém se rychle projeví také ve financích.
Zakázky se mohou zpozdit, některé vůbec nepřijmete a současně dál platíte nájem, software nebo leasing. Tento typ rizika se špatně řeší ve chvíli, kdy už nastane. Mnohem praktičtější je předem zjistit, které činnosti ve firmě zvládá pouze jeden člověk.
Sepište si například:
- kdo jediný komunikuje s důležitými klienty,
- kdo má přístup k zásadním systémům,
- kdo umí obsluhovat určité zařízení,
- které činnosti se zastaví, pokud konkrétní člověk nepřijde do práce.
U části z nich možná stačí předat přístupy a postupy kolegovi, jinde se vyplatí zaučit druhého člověka. Finanční rezerva pomůže překlenout výpadek, ale dobře nastavené zastupování může zabránit tomu, aby výpadek vůbec přerostl ve větší problém.
Když se toho sejde víc najednou
V podnikání většinou nenastane problém kvůli jediné faktuře nebo jednomu slabšímu týdnu, ale kombinací několika běžných událostí. Zákazník zaplatí pozdě, ve stejném týdnu odejde záloha na daň a zároveň se porouchá vybavení.
Proto může být užitečnější pracovat s několika scénáři než s jedním ideálním plánem. Vedle běžného vývoje si zkuste čas od času propočítat také měsíc, kdy se příjem opozdí o dva týdny, nebo období, kdy tržby klesnou například o 20 %.
Nemusíte vytvářet složité finanční modely. Často stačí obyčejná tabulka s daty očekávaných plateb. Uvidíte v ní nejen to, kolik firma vydělává, ale také místa, kde se může během roku dostat pod tlak. A právě tahle místa se obvykle připravují mnohem snáz předem než ve chvíli, kdy už peníze na účtu chybějí.
